Hình thức đại diện bằng giấy ủy quyền
Theo quy định tại khoản 3, điều 139 BLDS, ủy quyền là một trong hai dạng xác lập quan hệ đại diện (dạng còn lại là đại diện theo pháp luật). Từ khái niệm “đại diện là việc một người nhân danh và vì lợi ích của người khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện” (khoản 1, điều 139 BLDS), có thể hiểu rằng: Ủy quyền là việc một người giao cho người khác sử dụng một số quyền mà pháp luật đã trao cho mình.
Về hình thức của ủy quyền, theo khoản 2, điều 142 BLDS thì “Hình thức ủy quyền do các bên thỏa thuận, trừ trường hợp pháp luật quy định việc ủy quyền phải được lập thành văn bản”. Trong đời sống có thể thấy nhiều quan hệ ủy quyền được xác lập hàng ngày mà không cần phải bằng văn bản, có thể bằng lời nói hoặc hành vi cụ thể. Tuy nhiên, thực tế cũng chỉ ra rằng, hầu như không có sự ủy quyền nào thể hiện bằng lời nói, hành vi được thừa nhận để có giá trị chứng minh trong việc các chủ thể thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Do đó, quan hệ ủy quyền thường xuyên vẫn được xác lập bằng văn bản bởi hai hình thức: giấy ủy quyền (GUQ) và hợp đồng ủy quyền.
GUQ là hình thức đại diện ủy quyền do chủ thể bằng hành vi pháp lý đơn phương thực hiện; trong đó, ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện mình thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi quy định tại GUQ. Tuy nhiên, khác với hợp đồng ủy quyền được quy định cụ thể và định nghĩa rõ ràng (mục 12, chương XVIII BLDS), GUQ lâu nay chỉ được thừa nhận mà chưa có quy định cụ thể định nghĩa. Xét về hình thức, nó là một loại “giấy tờ”, “văn bản”; còn về bản chất, nó là một giao dịch dân sự. Bởi, theo quy định tại điều 121, BLDS thì “Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”. Việc lập GUQ thể hiện đầy đủ đặc tính của giao dịch dân sự được định nghĩa ở trên.
Cơ quan nào chứng nhận GUQ?
Một vướng mắc pháp lý đặt ra: hiện chưa có quy định cụ thể để xác định cơ quan có thẩm quyền xác nhận GUQ. Thực tế, một số người dân trên địa bàn tỉnh khi đến một số UBND xã, phường để chứng thực chữ ký vào GUQ bị từ chối; trái lại, một số phường, xã khác vẫn chứng thực chữ ký vào giấy này. Trong khi đó, các phòng công chứng trên địa bàn tỉnh luôn nhận công chứng GUQ khi được yêu cầu.
Theo quy định tại điểm b, khoản 2, điều 5, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì UBND xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Trong khi đó, Luật Công chứng có hiệu lực từ ngày 1/7/2007 quy định “Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. Đồng thời, căn cứ các văn bản nêu trên và Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Công văn số 1939/BTP-BTTP ngày 18/6/2009 của Bộ Tư pháp, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 2240/2009/QĐ-UBND ngày 15/10/2009 về việc chuyển giao chứng thực các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng. Theo nội dung tại điều 1, quyết định này, kể từ ngày 26/10/2009, việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch tại UBND các xã, phường của TP Huế được chuyển giao cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.
Theo các quy định trên thì có thể hiểu các tổ chức hành nghề công chức có thẩm quyền công chứng GUQ, bởi đó là một giao dịch dân sự. Tuy nhiên, một số xã, phường tại Huế, nếu chứng thực chữ ký trong GUQ với tính chất là chứng thực chữ ký trong các “văn bản”, “giấy tờ” thì vẫn phù hợp với quy định tại Nghị định 79/2007/NĐ-CP như đã viện dẫn.
Từ đó cho thấy, cùng một GUQ, nhưng nếu được chứng thực (chữ ký) thì giá trị pháp lý có gì khác với việc GUQ đó được công chứng (chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch)? Chứng thực chữ ký thì người, cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực có phải chịu trách nhiệm về tính xác thực, hợp pháp của (nội dung) GUQ hay không? Những vướng mắc đó chưa được giải quyết bằng các quy định cụ thể của pháp luật, nên trong nhiều trường hợp, người dân không nắm rõ được rằng cùng một hành vi (viết GUQ), nhưng giá trị pháp lý như thế nào, nếu được chứng thực hoặc công chứng. Chính sự thiếu cụ thể, chi tiết cùng với cách hiểu, vận dụng không thống nhất như trên của các cơ quan có thẩm quyền dẫn đến việc người dân bị rối: không biết chọn cơ quan nào để chứng nhận; đồng thời, cũng không rõ việc UBND cấp xã từ chối việc chứng thực chữ ký vào GUQ của họ là đúng hay sai.
Đòi hộ khẩu, tài liệu không có căn cứ!
Hiện, ở một số UBND xã, phường tại Huế, cán bộ tư pháp chỉ tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký cho các trường hợp người yêu cầu chứng thực có hộ khẩu thường trú tại địa bàn xã, phường. Trong khi đó, khoản 4, điều 5, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định thẩm quyền chứng thực chữ ký của UBND cấp xã “không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực”.
Như vậy, pháp luật không yêu cầu người chứng thực bắt buộc phải có hộ khẩu thường trú tại UBND xã, phường nơi thực hiện việc chứng thực chữ ký. Việc từ chối chứng thực chữ ký cho người không có hộ khẩu thường trú như hiện nay ở nhiều UBND xã, phường trên địa bàn tỉnh là không đúng quy định.
Cũng liên quan đến đòi hỏi giấy tờ trong hồ sơ để chứng nhận GUQ, có phòng công chứng trên địa bàn Huế yêu cầu người đến xác nhận GUQ tham gia tố tụng tại tòa án phải có giấy tờ thể hiện việc khởi kiện tại cơ quan này mới chứng nhận. Đây là đòi hỏi không có căn cứ pháp lý, bởi “giấy tờ thể hiện việc kiện” hoặc các giấy tờ xác nhận của tòa án về việc khởi kiện của một người chỉ có khi người đó thực hiện việc khởi kiện. Trong khi tại điều 161 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2004 quy định “Cá nhân, cơ quan, tổ chức có quyền tự mình hoặc thông qua người đại diện hợp pháp khởi kiện vụ án tại toà án có thẩm quyền để yêu cầu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình”. Như vậy, nếu không tự mình khởi kiện vì lý do nào đó, thì người có quyền khởi kiện được ủy quyền cho người khác bằng GUQ để người này thay mặt tham gia tố tụng tại tòa án. Nếu đòi hỏi người ủy quyền phải cung cấp giấy tờ, tài liệu thể hiện việc kiện tại tòa án do cơ quan này thụ lý, xác nhận thì thật vô lý; bởi, như thế thì người ủy quyền phải tự mình thực hiện việc khởi kiện mới có các loại giấy tờ nộp cho phòng công chứng. Đòi hỏi của phòng công chứng đã hạn chế, cản trở và gián tiếp tước mất quyền ủy quyền cho người khác thực hiện việc khởi kiện, vốn là một quyền của người dân được quy định tại điều 161 Bộ luật Tố tụng Dân sự.
Như vậy, liên quan đến việc người dân thực hiện chứng thực (công chứng) GUQ, ngoài việc quy định của pháp luật vẫn chưa hoàn thiện như đã viện dẫn, ở một số cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực thực hiện không đúng các quy định của pháp luật khiến người dân gặp phải rắc rối, cản trở họ thực hiện quyền công dân được pháp luật thừa nhận.
Ths. Ls Nguyễn Văn Phước (Văn phòng Luật sư Huế)