Mỗi năm, chúng ta có nhiều hội nghị liên quan tổng kết ở các ngành với quy mô khác nhau. Có hội nghị tổng kết chuyên đề, tổng kết giai đoạn, tổng kết năm... Mục đích là để đúc rút những kết quả hay công việc đã đạt được, chỉ ra những tồn tại để rút kinh nghiệm hoặc đề ra công tác thích hợp. Triệu tập để tổ chức một hội nghị vào dịp cuối năm rất khó, nhưng không thể không làm.
Hiệu quả chưa cao
Nhìn vào báo cáo tổng kết (tùy theo các chuyên đề) có nội dung khác nhau nhưng kết quả thường liệt kê hàng loạt các đầu việc đã làm (cũng được coi như kết quả, thành tích). Cơ quan chủ trì chú trọng nhiều về phần này, không có kết quả tốt coi như không đạt yêu cầu. Cấp trên đánh giá cũng chú ý nội dung này để xem mức độ hoàn thành, xét thi đua. Những báo cáo có phần định lượng thì liệt kê số liệu chiếm phần đáng kể trong văn bản, nếu có nhiều loại số liệu còn có thêm các bản phụ lục với hàng loạt con số. Trong báo cáo, nội dung công việc làm được có thể chưa được thẩm định kỹ nhưng đã đưa vào báo cáo rồi thì khó thay đổi. Thế nên mới có chuyện một vài cơ quan nào đó làm ăn bê bết nhưng vẫn được phong danh hiệu này nọ, khi thanh tra mới “lòi đuôi chuột”.
Phần hai của báo cáo là đánh giá kết quả và bài học kinh nghiệm. Nói chính xác để đánh giá đúng thực chất thì đây mới là trọng tâm. Vậy nhưng phần này có khi rất sơ sài, liệt kê từng đầu mục nhưng lại ít được quan tâm đánh giá đúng thực chất. Nhiều hội nghị tổng kết cho in sẵn báo cáo và các bản tham luận như dạng kỷ yếu, khi ra hội nghị chỉ là hình thức để công bố còn nội dung đã có đủ trong tài liệu. Chính điều này đã làm giảm tính chất thiết thực của hội nghị, người dự không tập trung nghe khi đã được đọc nội dung. Khi trình bày trước hội nghị, lãnh đạo đọc lại nguyên văn, ít khi có nội dung tóm lược, thời lượng có khi đã chiếm phân nửa thời gian hội nghị.
Các hội nghị lớn hơn thường được chỉ định cho các đơn vị chuẩn bị trước, gợi ý những nội dung tham luận, lãnh đạo từng đơn vị lên đọc cho đúng thời lượng. Những hội nghị phạm vi hẹp cũng được chỉ định thảo luận gọi là cho có góp ý. Các tham luận thường hay nêu thành tích và đặc điểm của đơn vị mình, trong khi nội dung phản biện, tranh luận rất ít hoặc không đáng kể. Ngay cả phần đề xuất phương hướng cũng chỉ nêu vài ý chung chung, nhiều khi không ăn nhập với nội dung tổng kết.
Tham dự nhiều hội nghị có cảm giác như lãnh đạo các ngành phụ thuộc nhiều vào văn bản chuẩn sẵn, khi chủ tọa chất vấn hoặc đặt vấn đề làm rõ thêm thì tỏ ra lúng túng, không lý giải được. Nhiều hội nghị ít báo cáo có tính phản biện, tranh luận nội dung cần được làm rõ. Tâm lý chung là phát biểu có ai nghe hoặc đưa ra không đúng trọng tâm có khi còn “rách việc”. Lãnh đạo nắm được vấn đề còn có ý kiến, nhưng khi cấp phó hoặc đại diện được cử đi thay thì chủ yếu là tiếp thu, báo cáo lại, không có được chính kiến hoặc tranh luận cần thiết. Thậm chí, người được cử đi không biết nội dung hoặc làm vai “đóng thế” của cấp trưởng nên không biết gì để nói.
Và những tồn tại
Những hội nghị lớn thường triệu tập đông, ngoài lãnh đạo còn có thêm chuyên viên, người trực tiếp thực hiện. Có những hội nghị ghi rõ thành phần triệu tập nhưng lãnh đạo lại phân cho cấp phó, chuyên viên đi thay là chuyện bình thường. Những hội nghị quan trọng chủ yếu là đại diện lãnh đạo cơ quan hoặc lãnh đạo được mời. Thành phần như vậy nhưng khi dự tổng kết mấy ai chú ý đến thu hoạch từ hội nghị, có chăng lãnh đạo còn theo dõi, những thành phần khác mấy ai quan tâm đến nội dung. Nhiều hội nghị chỉ đông đủ lúc khai mạc, nghỉ giải lao xong có khi chỉ còn phân nửa. Ngồi dự trong hội nghị cũng đủ kiểu riêng tư, người thì đọc báo, lướt mạng, nhắn tin, người nói chuyện riêng… Nhìn vào đã thiếu nghiêm túc chưa nói đến tiếp thu nội dung. Từng có những vị khách đến hội nghị lấy tài liệu bỏ vào cặp rồi lặng lẽ ra về với lý do: “Không có tham luận, nội dung đã có trong tài liệu, về cơ quan tranh thủ đọc, ngồi nghe mất thời gian”.
Chúng ta đang còn chú trọng đến hình thức và thiếu chế tài xử lý… trốn họp nên dẫn đến hệ quả như vậy. Lãnh đạo tỉnh đã có những lần gay gắt với hiện tượng này, nhưng được một thời gian rồi lại như cũ. Chung quy vẫn là căn bệnh hình thức đang còn nặng, làm cho các hội nghị nói chung và tổng kết nói riêng chưa đúng thực chất. Đó là chưa nói đến việc lãng phí các khoản kinh phí để tổ chức hội nghị.
Mục đích của tổng kết là để đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm nhằm thực hiện tốt hơn công việc. Tổ chức hội nghị tổng kết cho đúng quy trình và thời gian theo quy định là cần thiết, nhưng tổ chức hội nghị tổng kết kiểu hình thức, thiếu chiều sâu thì đã đến lúc phải thay đổi. Cần có đột phá cách thức tổ chức các hội nghị tổng kết theo hướng đi vào thực chất nhằm hạn chế tồn tại, tránh tốn kém kinh phí, thời gian.
NGUYỄN PHƯỚC KHÁNH