Theo quy định, cuối năm các địa phương, đơn vị, ngành, đoàn thể đều tổng kết đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ năm qua, những bài học kinh nghiệm và phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp thực hiện nhiệm vụ của năm tới. Đối với cá nhân, từ cán bộ lãnh đạo đến nhân viên, ai cũng phải viết kiểm điểm cá nhân đánh giá những ưu khuyết điểm, kết quả phấn đấu rèn luyện trong năm và hướng phấn đấu trong năm tới. Như vậy, đối với một cán bộ, đảng viên bình thường ít nhất cũng phải tham dự vài ba buổi họp kiểm điểm, tổng kết, như: công tác Đảng, chuyên môn, công đoàn, đoàn thanh niên... Với cán bộ lãnh đạo, việc này càng nặng hơn, do vừa hoàn thành việc kiểm điểm cá nhân, vừa chuẩn bị cho công tác tổng kết của đơn vị, ngành. Lãnh đạo càng cao, giữ càng nhiều trọng trách, tham gia nhiều tổ chức, đoàn thể thì riêng việc thu xếp thời gian để dự các buổi tổng kết đã là việc rất khó.

Họp là công việc rất cần thiết trong tổ chức hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Qua đó để trao đổi, thu thập thông tin, tham khảo ý kiến; kiểm soát và đo lường kết quả, đối chiếu tiến độ công việc, điều chỉnh các hoạt động. Đây là quá trình xử lý thông tin nhằm đưa ra những quyết định, xác định những hành động cần phải tiến hành để đạt mục tiêu đề ra. Ở các cơ quan, đơn vị, việc họp chuyên môn hàng tuần, hàng tháng là một yêu cầu không thể thiếu, nhằm điều hành và thực hiện nhiệm vụ được giao có hiệu quả. Việc tổng kết cuối năm cũng không ngoài mục đích đó.

Tuy nhiên, do các tổ chức, đoàn thể cùng tiến hành công việc vào thời điểm cuối năm, nên xem ra áp lực của công việc này đối với mỗi người không nhỏ. Vì vậy, việc tổ chức họp hành, kiểm điểm, sơ kết, tổng kết sao cho thiết thực và hiệu quả, tránh hình thức và lãnh phí thời gian, tiền bạc là vấn đề cần suy nghĩ, cải tiến sao cho phù hợp.

Đối với cơ sở, trước hết người lãnh đạo, đứng đầu cơ quan, tổ chức cần hướng dẫn cụ thể yêu cầu, nội dung các cuộc họp, chọn thời gian tổ chức phù hợp... Hiện nay, rất nhiều cơ quan, đơn vị đều lắp đặt mạng LAN nội bộ. Việc sử dụng công nghệ thông tin, đưa các báo cáo lên mạng nội bộ để mọi người cùng nghiên cứu trước và chuẩn bị ý kiến đóng góp là cách làm hiệu quả, tiết kiệm chi phí in ấn và rút ngắn thời gian đọc báo cáo hàng giờ đồng hồ.

Ở cấp trung ương, thời gian qua, rất nhiều cuộc họp của Chính phủ và một số bộ ngành được tổ chức qua hình thức hội nghị trực tuyến. Việc tổ chức họp trực tuyến không chỉ tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với cuộc họp tổ chức theo kiểu tập trung truyền thống; thực hiện một cách cụ thể chủ trương cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động, chi tiêu công. Đồng thời, hình thức họp trực tuyến cũng tạo lập môi trường làm việc trên mạng, đổi mới phương thức làm việc, thúc đẩy cải cách hành chính và hướng tới nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí hoạt động. Tuy nhiên, với các địa phương hình thức họp này còn chưa được áp dụng rộng rãi.

Tại Thừa Thiên Huế, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý điều hành, cải cách hành chính ngày càng hiệu quả hơn. Hiện, tỉnh đang triển khai đề án mô hình một cửa hiện đại cấp huyện. Nếu được đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp, tổ chức họp trực tuyến từ tỉnh đến huyện, thị xã, thành phố và các xã, phường sẽ giảm bớt áp lực từ các cuộc họp tổng kết cuối năm cả thời gian lẫn tiền bạc và hiệu qảu hơn.

Hoàng Giang