Doanh nghiệp nên tận dụng hệ thống tra cứu hóa đơn để giảm thiểu các rủi ro

Doanh nghiệp “kêu khó”

Tổng cục Thuế mới đây đã yêu cầu cục thuế các tỉnh, thành phố tập trung rà soát các hóa đơn xuất bán ra của DN rủi ro. Trường hợp phát hiện DN đã sử dụng hóa đơn trong DN rủi ro thì yêu cầu DN giải trình làm rõ việc sử dụng hóa đơn. Căn cứ hành vi vi phạm thực tế và quy định tại các văn bản pháp luật, các cục thuế tiến hành xử lý hoặc củng cố hồ sơ, chuyển cơ quan công an đề nghị xử lý.

Dẫu biết việc DN giải trình làm rõ việc sử dụng hóa đơn để khấu trừ thuế giá trị gia tăng/hoàn thuế giá trị gia tăng, tính vào chi phí tính thuế thu nhập DN… là điều cần thiết trong công tác quản lý thuế, song việc giải trình các hóa đơn liên quan đang tạo nên áp lực rất lớn cho DN. Như cách mà một số kế toán chia sẻ, “chúng tôi không hề biết DN đó rủi ro hóa đơn đến khi cơ quan thuế có công văn gửi về yêu cầu giải trình”.

Vị này cho hay, khi thực hiện giao dịch, DN vẫn xuất hóa đơn nhưng khi đưa hóa đơn về hợp thức hóa thì lại nhận được quyết định giải trình của cơ quan thuế vì DN xuất hóa đơn là DN rủi ro hóa đơn. Thực tế khi mua hàng, DN hoàn toàn không biết DN đó có rủi ro. Và việc giải trình hóa đơn đôi khi rất khó khăn, nhất là các giao dịch có thời gian mua bán khá lâu, không thể nhớ chi tiết từng vụ việc.

Nhiều DN cho rằng, nên chăng, ngành thuế có các giải pháp căn cơ hơn nhằm ngăn chặn các DN có rủi ro nhưng vẫn xuất hóa đơn, hay có giải pháp cảnh báo sớm cho DN để DN không phải thấp thỏm với nỗi lo “lấy phải hóa đơn rủi ro”.

Thực tế, trong quá trình hoạt động, việc DN gặp các rủi ro liên quan đến hóa đơn không hiếm. Với hóa đơn bán ra, DN có thể gặp rủi ro liên quan đến việc lập hóa đơn bán ra bị sai sót như: Ghi sai tên khách hàng, tên hàng hóa, ghi sai số lượng, đơn giá, ghi sai thuế… DN bán hàng thực tế và xuất hóa đơn theo đúng quy định, nhưng DN mua hàng vì một lý do nào đó thuộc đối tượng rủi ro về hóa đơn hay rủi ro về lập sai thuế suất. Đối với hóa đơn mua vào có thể gặp các rủi ro liên quan đến nhận hóa đơn mua vào của DN có rủi ro về hóa đơn; rủi ro nhận hóa đơn mua vào bị thiếu, sai sót thông tin; rủi ro về nhận hóa đơn mua vào ghi sai thuế suất.

Những rủi ro này nếu không được phát hiện và có hướng khắc phục kịp thời sẽ ảnh hưởng đến DN. Cụ thể, DN xuất hóa đơn hoặc nhận hóa đơn mua vào bị thiếu, sai sót thông tin nếu không phát hiện và điều chỉnh kịp thời sẽ dẫn tới không đảm bảo việc chứng minh cho hoạt động mua bán của DN. DN có thể bị yêu cầu giải trình và xác định lại doanh thu đối với trường hợp bên bán hoặc ảnh hưởng đến chi phí đầu vào, thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ đối với bên mua.

Trường hợp có phát sinh giao dịch mua bán với DN thuộc đối tượng rủi ro về hóa đơn, DN cần tập hợp các hồ sơ chứng từ để chứng minh hoạt động mua bán có phát sinh thực tế. DN bên mua có thể bị loại trừ chi phí và thuế giá trị gia tăng được khấu trừ từ các hóa đơn này. DN nếu không cập nhật thông tin và nắm bắt kịp thời các quy định của pháp luật sẽ dẫn đến việc xác định không đúng thuế suất, khiến DN bị truy thu, xử phạt hoặc giảm thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.

Nâng cao ý thức sử dụng hóa đơn

Theo lãnh đạo Cục Thuế tỉnh, trước đây, khi sử dụng hóa đơn giấy, trường hợp người nộp thuế cố tình thực hiện các hành vi vi phạm về hóa đơn chỉ được phát hiện qua thanh tra, kiểm tra thuế. Tuy nhiên, khi ứng dụng hệ thống hóa đơn điện tử mọi dữ liệu của người mua, người bán được lưu trữ và tích hợp với hệ thống các dữ liệu của cơ quan quản lý. Vì thế, việc phát hiện các hành vi vi phạm về hóa đơn dễ bị phát hiện và xử lý theo quy định.

Để hạn chế mức thấp nhất các rủi ro mà các DN gặp phải khi sử dụng hóa đơn, Cục Thuế Thừa Thiên Huế đang triển khai rất nhiều giải pháp đồng hành cùng DN trong quản lý và sử dụng hóa đơn. Một mặt, cơ quan thuế thường xuyên tuyên truyền, đa dạng hình thức hướng dẫn người nộp thuế trong sử dụng và xử lý hóa đơn rủi ro. Đồng thời, tăng cường công tác rà soát, xử lý các trường hợp DN có dấu hiệu rủi ro cao trong việc mua bán hóa đơn như: Phát sinh doanh thu đột biến, xuất hóa đơn với số lượng lớn không tương xứng với quy mô hoạt động, không phù hợp với ngành nghề theo đăng ký kinh doanh...

Cơ quan Thuế đã triển khai ứng dụng hệ thống quản lý rủi ro hóa đơn, định kỳ hàng tháng, hàng quý yêu cầu các DN có dấu hiệu rủi ro cao về thuế, hóa đơn giải trình, cung cấp hồ sơ tài liệu chứng minh hoạt động mua bán. Các trường hợp có dấu hiệu vi phạm với giá trị lớn thì chuyển hồ sơ sang cơ quan công an để phối hợp xử lý theo quy định. 

Bà Âu Thị Nguyệt Liên, Trưởng phòng Tuyên truyền và Hỗ trợ người nộp thuế, Cục Thuế tỉnh chia sẻ, hiện, các hệ thống hóa đơn điện tử, thuế điện tử đã được Tổng cục Thuế triển khai và nâng cấp liên tục nhằm phục vụ cho việc tra cứu và sử dụng của người nộp thuế được thuận lợi, minh bạch. DN cần tận dụng hệ thống này để thực hiện rà soát, tra cứu thông tin, rà soát chéo giữa các DN. Đồng thời, DN cần phải nâng cao hiểu biết về pháp luật thuế, nắm bắt kịp thời các chính sách thuế mới để vận dụng phù hợp vào thực tiễn kinh doanh của đơn vị đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật, nâng cao ý thức về việc tuân thủ và chấp hành pháp luật thuế. DN cần ý thức được những rủi ro của việc mua bán, sử dụng hóa đơn không hợp pháp để hợp thức hóa các khoản chi phí của DN và các chế tài xử phạt trong trường hợp cơ quan thuế rà soát, kiểm tra. Đảm bảo lưu trữ đầy đủ các hồ sơ chứng từ chứng minh được hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực tế của DN.

Bài, ảnh: Hoàng Loan