Tuy nhiên, sự phong phú, đa dạng này chưa hẳn đã tạo được một sự thay đổi nếu các đơn vị tổ chức hội nghị không chịu suy nghĩ và làm mới mình để tạo sự khác biệt so với các đơn vị khác. Thế nên, có một tình trạng chung là nhiều người không biết làm thế nào để dùng hết các loại cặp da, ly tách mà họ nhận được từ các hội nghị. Lô gô, biểu tượng bằng thủy tinh cao cấp cũng không còn khả năng xuất hiện trong phòng làm việc vì không còn chỗ để trưng bày, hơn nữa trông chúng cũng nhang nhác nhau về kiểu dáng, mẫu mã. Một cán bộ kể, trong một cuộc giao ban, sếp của anh đã bê sang cả một chồng sổ các loại chia cho mọi người dùng bớt. Mọi người nhận, dù cũng không mấy hào hứng vì bản thân họ cũng có rất nhiều.
Làm thế nào để có một món quà phù hợp với kinh phí được chi, lại có một ý nghĩa sử dụng nhất định là một trong những câu hỏi đã được đặt ra tại một cuộc họp chuẩn bị cho một hội nghị khá lớn mà tôi được tham gia gần đây. Ai cũng hiểu là cần phải có một sản phẩm nào đó, nhưng là sản phẩm gì lại không phải là câu trả lời dễ, nhất là khi cơ quan chịu trách nhiệm chính đã không đưa ra được ý tưởng mới mẻ nào, dù họ mới là đơn vị biết rõ phần chi cho từng hạng mục cụ thể. Thế nên, đây cũng là phần để ngỏ trong khi nhiều vấn đề đã được chốt lại. i
Điều mà tôi băn khoăn là đã không có một sản phẩm thủ công truyền thống nào của Huế được nhắc tới, dù chúng ta có nón lá, mè xửng Huế, sen giấy... hay những sản phẩm nhỏ nhắn nhưng “nặng ký” khác từ đồng mỹ nghệ hay pháp lam, trúc chỉ. Nhưng quả thật cũng không dễ dàng khi đề cập đến một sản phẩm tương thích với hội nghị. Hơn nữa, một số sản phẩm có thể rất đẹp, rất khác biệt nhưng phần vì giá thành cao, lại không được sản xuất đồng loạt để chỉ cần đính/vẽ/khắc thêm lô gô, chữ… trong khi các hoạt động này lại không có sẵn kế hoạch từ trước và phải thông qua các quy trình mang tính thẩm định khác.
Có lần, để chuẩn bị cho một hội thảo khu vực Miền Trung - Tây Nguyên, cơ quan chúng tôi đã muốn đặt một phần quà là sản phẩm của gốm Phước Tích để giới thiệu với bạn bè, đồng nghiệp nhưng làng nghề đã không thể đáp ứng. Ngay cả việc tổ chức một số sản phẩm ngay tại Phước Tích để giới thiệu sản phẩm và khách có thể mua làm quà tặng cũng không đủ người làm. Đây cũng là điều mà chính quyền địa phương khá đau đầu vì những nỗ lực đầu tư, tôn tạo vẫn chưa thật sự được phát huy.
Chọn quà để tặng, nhất là quà tặng đồng loạt không chỉ là văn hóa của sự trọng thị mà còn là một cách để xây dựng hình ảnh của cơ quan/đơn vị/doanh nghiệp và của cả một vùng đất. Nếu được chú ý đúng mức, đây cũng là điều tạo được tác động tốt về kinh tế và xã hội trong các mối tương quan của nó.