Chúng tôi xin được bắt đầu câu chuyện quản lý tài chính - ngân sách bằng sự việc tại Quỹ đầu tư tương hỗ Magellan Fund, thuộc Fidelity Investment xảy ra vào năm 1994. Trong quá trình ước tính cổ tức, nhân viên kế toán của quỹ này lơ đễnh thế nào đó sót chỉ một dấu trừ, khoản lỗ 1,3 tỉ USD ngay lập tức biến thành lãi. Điều đáng nói, sai sót này chỉ được phát hiện ở khâu cuối cùng với sự tham gia của các kiểm toán viên độc lập.

Sự việc trên khiến Magellan Fund phải rút lại lời hứa chia cổ tức trị giá 4,32 USD cho mỗi cổ phần.

Câu chuyện Magellan Fund là lát cắt điển hình cho thấy sự phức tạp, “nguy hiểm” trong công tác quản lý tài chính – ngân sách.

Có một điều dễ dàng nhận diện, không chỉ các doanh nghiệp mà cả các địa phương, các phương pháp thủ công đang được áp dụng trong việc quản lý ngân sách. Đó là cách tính toán bằng bảng tính excel, thậm chí đánh máy, ghi chép bằng tay. Điều này dẫn đến nhiều hệ lụy: Mất thời gian, tốn công, mất sức, dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập dữ liệu…

Lâu nay, chúng ta luôn bàn đến hai chữ “minh bạch”, trên nhiều lĩnh vực, minh bạch luôn là ưu tiên hàng đầu. Và, đụng đến “tiền” thì càng phải minh bạch. Thực tế, trên lĩnh vực tài chính – ngân sách diễn ra thế nào? Không phủ nhận những nỗ lực, song tại một số địa phương, tổ chức, đơn vị đã có trường hợp thay vì thống nhất một bản biểu mẫu ngân sách chung thì mỗi đơn vị tự lập kế hoạch ngân sách riêng theo nhiều định dạng khác nhau, dẫn đến tình trạng thiếu đồng nhất và minh bạch trong quản lý tài chính. Ngoài ra, việc bất đồng trong dữ liệu và thông tin rời rạc khiến việc truy cập trở nên khó khăn…

Có thể còn nhiều yếu tố khác, song những trở lực trên gây nên nhiều sai sót. Trên bình diện cả nước, không ít lần các cơ quan thanh tra, kiểm toán chỉ rõ tình trạng các địa phương thường lập dự toán thu ngân sách nhà nước thấp hơn khả năng thực tế; phân cấp nguồn thu cho ngân sách cấp huyện không đủ để thực hiện những nhiệm vụ chi được giao; cấp thừa kinh phí cải cách tiền lương, có trường hợp cấp thêm kinh phí cho các đơn vị sự nghiệp công lập để chi thu nhập tăng thêm không đúng quy định…

Tại Thừa Thiên Huế, cuối năm 2023 Thanh tra Bộ Tư pháp đã chỉ ra hàng loạt sai phạm trong sử dụng ngân sách, tài sản công tại Cục Thi hành án dân sự là một điển hình…

Chuyển đổi số đang tạo ra những bước “chuyển mình” mạnh mẽ. Thừa Thiên Huế được đánh giá một trong những tỉnh được đánh giá cao trong tiến trình số hoá. Trong đó, huyện Quảng Điền là địa phương đi đầu trong chuyển đổi số tại Thừa Thiên Huế. Hệ thống chuyển đổi số tài chính - ngân sách được áp dụng thí điểm tại Quảng Điền cho thấy nền tảng từ cải cách hành chính, số hoá tại đây khá tốt, góp phần vào việc xây dựng chính quyền số.

Hệ thống chuyển đổi số tài chính -  ngân sách được huyện Quảng Điền chuyển giao năm 2022 và 2023, đến năm 2024, phần mềm đi vào hoạt động. Tỉnh hỗ trợ hoàn toàn kinh phí.

Hơn 20 năm công tác, mỗi lần đến cơ quan, chị Chế Thị Diệu Ni (xã Quảng Thọ) luôn trăn trở với những câu hỏi như mặc định trong đầu. Đó là làm thế nào để cập nhật nhanh, chính xác những thông tin mới nhất về ngân sách? Làm thế nào để truy vết những thao tác nhầm lẫn, giao dịch không hợp lý?...

Chị Ni như được cởi bỏ gánh nặng khi hệ thống phần mềm quản lý tài chính - ngân sách được áp dụng. Để thành thục các thao tác, chị Ni tham gia nhiều khoá tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ công nghệ thông tin do huyện, tỉnh tổ chức.

Bây giờ, chị Ni không phải chạy đôn chạy đáo với mớ giấy tờ đủ loại. Với hệ thống phần mềm hỗ trợ 4 phần, đó là lập dự toán, xây dựng cơ bản, kế toán, tiền lương, chị đã thao tác hoàn toàn trên máy, với độ chính xác cao.

“Xã là mô hình hành chính thu nhỏ, nhưng có phạm vi rộng trên tất cả các lĩnh vực. Trước đây, khi làm thủ công, hàng ngày tôi phải lập nhiều mẫu báo cáo, biểu mẫu, mất nhiều thời gian. Hiện nay, khi áp dụng phần mềm, thời gian làm việc giảm đáng kể. Về mặt sổ sách, ngày tháng chính xác khó hơn. Nếu có sai sót, phần mềm hỗ trợ tìm kiếm rất dễ dàng”, chị Ni khẳng định.

Tại Phòng Tài chính – Kế hoạch huyện Quảng Điền, mỗi cán bộ được phân công mỗi lĩnh vực. Từ khi áp dụng hệ thống phần mềm, công việc của họ như vơi bớt nhọc nhằn. 

“Tôi được phân công phụ trách về tiền lương. Thời gian qua, chính sách, chế độ tiền lương thay đổi liên tục nên công việc cũng khá vất vả từ khâu nhập dữ liệu, lập biểu bảng, do vậy sai sót là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, khi áp dụng phần mềm những trở ngại truyền thống bị xoá bỏ. Chúng tôi chỉ nhập dữ liệu ngay từ đầu năm và hệ thống sẽ lọc, nhận diện, đồng thời thông báo đến từng chi tiết như đối tượng được tăng lương….”, chị Ngô Thị Diệu Ly, cán bộ Phòng Tài chính – Kế hoạch huyện Quảng Điền chia sẻ.

Mặc dù đang thí điểm, chưa có những đánh giá cụ thể, song việc số hoá các giải pháp quản lý ngân sách tại huyện Quảng Điền là bước tiến quan trọng giúp tự động hóa các thao tác thủ công tưởng chừng không dễ thay đổi. 

Ông Nguyễn Đức Lê Phong, Phó Trưởng phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Quảng Điền cho hay, việc theo dõi thu, chi không còn là nhiệm vụ khó khăn, phức tạp. Nhờ vào phần mềm quản lý ngân sách, các địa phương, cơ quan trong toàn huyện có thể dễ dàng phân loại và theo dõi mỗi giao dịch thu, chi một cách tự động và chính xác.

Không chỉ giúp nắm bắt tình hình thu, chi, phần mềm còn có các ứng dụng cảnh báo khi mức chi tiêu tiến gần đến ngưỡng ngân sách đã đặt ra, đồng thời lưu trữ lịch sử giao dịch để bức tranh tài chính rõ ràng, minh bạch.

Để giúp chúng tôi dễ hình dung hơn, ông Phong giới thiệu hệ thống phần mềm hỗ trợ các xã và khối cơ quan thuộc huyện. Đối với cơ quan thuộc huyện, bức tranh tài chính đơn giản hơn, chủ yếu gồm lương, chi thường xuyên, các hoạt động đặc thù để thực hiện nhiệm vụ chính trị; còn các xã trên cơ sở dự toán, phân bổ dự toán gửi lên Phòng Tài chính-Kế hoạch. “Nếu không có phần mềm, cán bộ phải chạy đôn chạy đáo với mớ giấy tờ các loại. Hồ sơ nhiều lần thiếu trước hụt sau, nhiều lần sai sót. Tất cả các khâu đó bây giờ được điện tử hoá, cán bộ cũng không sợ hồ sơ không đầy đủ như trước”, ông Phong nói.

Theo ông Phong, phần mềm quản lý tài chính - ngân sách là công cụ hỗ trợ giúp đơn vị dự toán cấp dưới, đơn vị chủ quản và cơ quan tài chính thực hiện công tác quản lý, tổng hợp dự toán ngân sách nhà nước toàn ngành, toàn địa phương một cách chính xác và kịp thời. Dữ liệu được tập trung và liên thông giữa các đơn vị; tự động phân tích và đánh giá tình hình thực hiện dự toán, giúp quản lý hiệu quả và kết nối với các hệ thống khác…

Quảng Điền là một trong những địa phương trong toàn tỉnh đi đầu trong công tác chuyển đổi số. Ông Lê Ngọc Bảo, Chủ tịch UBND huyện Quảng Điền cho biết, huyện luôn xác định chuyển đổi số là một trong những nhiệm vụ, giải pháp quan trọng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan hành chính Nhà nước và là đòn bẩy thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của địa phương. Phần mềm quản lý tài chính – ngân sách đã giúp cho các cán bộ, công chức nâng cao chất lượng, ý thức, trách nhiệm phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội. Đồng thời, giúp công tác quản lý tài chính được thực hiện hiệu quả hơn.

“Đây được xem là dấu ấn trong công tác xây dựng chính quyền số. Các vấn đề về tài chính – ngân sách được minh bạch hơn, chính xác hơn, khả năng lưu trữ tập trung dữ liệu và chia sẻ thông tin dễ dàng nhưng vẫn đảm bảo bảo mật. Quá trình theo dõi và kiểm soát chi tiêu chặt chẽ, hiệu quả…”, ông Bảo khẳng định.